Supplier Code of Conduct

Einführung

Die Unternehmen der IGEPA-Gruppe (im Folgenden „IGEPA“) sind bestrebt, ihr Geschäft in der gesamten Wertschöpfungskette verantwortungsbewusst und nachhaltig zu führen und weiterzuentwickeln. IGEPA achtet bei ihren Beschaffungsaktivitäten neben prozessualen, ökonomischen und technischen Kriterien auf gesellschaftliche und ökologische Aspekte wie Menschenrechte, Arbeitsbedingungen, Korruptionsprävention und Umweltschutz. IGEPA bekennt sich zu einer ökologisch und sozial verantwortungsvollen Unternehmensführung. Wir erwarten das gleiche Verhalten von unseren Geschäftspartnern. Neben Kosten, Qualität und Zuverlässigkeit sind für IGEPA daher Innovation und Nachhaltigkeit wesentliche Faktoren zur Lieferantenauswahl und –bewertung.  

In diesem ´Verhaltenskodex für Lieferanten´ (im Folgenden „Supplier Code of Conduct“ oder „SCoC“) werden Anforderungen an alle Lieferanten von IGEPA niedergeschrieben. Dieser SCoC besitzt Gültigkeit gegenüber allen Unternehmen der IGEPA weltweit. Der Lieferant verpflichtet sich, die Grundsätze und Anforderungen dieses SCoC zu erfüllen und seine Zulieferer und/oder Unterauftragnehmer zur Einhaltung der in diesem SCoC genannten Standards und Regelungen zu  bewegen.

Der SCoC enthält, zusätzlich zur Anwendbarkeit der geltenden Gesetze und Vorschriften, Mindeststandards für unsere Lieferanten und ist integraler Bestandteil aller Verträge zwischen den Lieferanten und IGEPA. Falls es zwischen den Anforderungen von Gesetzen und Vorschriften und diesem SCoC oder zwischen dem eigenen Verhaltenskodex des Lieferanten und diesen SCoC Abweichungen gibt, muss der Lieferant die jeweils strengeren Bestimmungen einhalten. Für bestimmte Beschaffungskategorien können über diese SCoC hinaus erweiterte Anforderungen gelten. Der SCoC stützt sich auf nationale Gesetze und Vorschriften, zum Beispiel auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz („LkSG“) sowie internationale Übereinkommen wie die allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen, die Leitlinien über Kinderrechte und unternehmerisches Handeln, die Leitlinien der Vereinten Nationen Wirtschaft und Menschenrechte, die internationalen Arbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation sowie den Global Compact der Vereinten Nationen.

Definitionen

Ein „Lieferant“ ist eine natürliche oder juristische Person, die IGEPA Waren und / oder Dienstleistungen anbietet oder Waren und / oder Dienstleistungen im Auftrag von IGEPA bereitstellt. Der Begriff „IGEPA-Vertreter“ umfasst alle gesetzlichen und vertraglichen VertreterInnen von IGEPA. 

Einhaltung von Recht und Gesetz und unternehmerische Sorgfaltspflichten 

Der Lieferant verpflichtet sich, seine Geschäftstätigkeit im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften zu führen. Dies ist das wesentliche Grundprinzip für wirtschaftlich verantwortliches Handeln. Der Lieferant hält die geltenden rechtlichen Gebote und Pflichten ein.

Der Lieferant muss insbesondere: 

• Alle jeweils geltenden nationalen und auf das jeweilige Vertragsverhältnis anwendbaren Gesetze und Vorschriften beachten.

• Durch angemessene Managementsysteme, Richtlinien und Grundsätze, effektives Risikomanagement, Schulungen und die Zuweisung von ausreichenden Ressourcen zeigen, dass er den Anforderungen dieses SCoC oder seines eigenen gleichwertigen Verhaltenskodex sowie allen anderen anwendbaren Gesetzen und Vorschriften verpflichtet ist und diese einhält. Die Maßnahmen sollten der Größe und Art der Geschäftstätigkeit des Lieferanten angemessen sein. 

• Der Lieferant verpflichtet sich zur Mitwirkung und Unterstützung soweit Abhilfe- und oder Präventionsmaßnahmen im Sinne des LkSG durchzuführen sind.

• Sicherstellen, dass seine MitarbeiterInnen und Geschäftspartner sowie andere relevante Interessensgruppen Zugang zu Beschwerdestellen haben, um vertraulich und/oder anonym ihre Bedenken hinsichtlich potenziellen Fehlverhaltens im Zusammenhang mit den Anforderungen dieses SCoC zu äußern. Der Lieferant muss auch über Verfahren verfügen, um diese Bedenken auszuräumen und bestätigte Fälle zu beheben.

• Im Zweifel muss der Lieferant nachweisen können, dass er die jeweiligen Standards dieses SCoC eingehalten hat. 

Unternehmensverantwortung  und geschäftliche Integrität

Der Lieferant muss insbesondere: 

• Sicherstellen, dass Geschäftsentscheidungen frei von jeglichen Interessenkonflikten mit privaten Belangen oder sonstigen Aktivitäten erfolgen. Er darf Korruption in all ihren Formen in keiner Weise tolerieren und niemals Bestechungsgelder oder geldwerte Vorteile gewähren, annehmen oder vermitteln mit dem Ziel, einen Auftrag oder eine andere Bevorzugung im geschäftlichen Verkehr zu erlangen.

• Muss eine unangemessene Geschäftsunterhaltung vermeiden, die das Ergebnis von Geschäftsentscheidungen in unsachlicher Weise beeinflussen könnte.

• Darf keine Reise- oder Unterbringungskosten der IGEPA-VertreterInnen zahlen. Geschenke sind nur in angemessenen, geringfügen Rahmen zulässig. Ein angemessenes und sozialadäquates Catering im Zusammenhang von Geschäftsveranstaltungen ist zulässig. 

• Muss Interessenskonflikte für den Lieferanten und seine MitarbeiterInnen vermeiden, ohne das berechtigte Geschäftsinteresse außer Acht zu lassen. Solche potenziellen Interessenskonflikte sind IGEPA zu melden.

• Darf niemals an Geldwäsche oder der Finanzierung terroristischer oder krimineller Aktivitäten teilnehmen und muss die geltenden Handelssanktionsprogramme einhalten. Dies erfordert eine sorgfältige Überprüfung, bevor ein Geschäftspartner ausgewählt wird.

• Muss fair und in Übereinstimmung mit allen geltenden Kartell- und Wettbewerbsgesetzen konkurrieren, ohne sich beispielsweise auf Preisabsprachen, Mengenabsprachen, Marktanteile oder Kundenallokationen zu einigen oder wettbewerblich sensible Informationen auszutauschen.

• Muss einschlägige Datenschutzgesetze und andere damit zusammenhängende Vorschriften beachten.

• Muss anvertraute, vertrauliche und sensible Informationen mit der gebotenen Sorgfalt schützen und die Sicherheit elektronischer Datenverarbeitungsprozesse gewährleisten; etwaige IT-relevante Risiken müssen identifiziert und behoben sowie regelmäßige Kontrollen durchgeführt werden.

• Muss alle anwendbaren Regeln und Vorschriften in Bezug auf Produktsicherheit sowie Qualitäts- und Sorgfaltspflichten für alle gelieferten Waren wie Geräte, Artikel, Chemikalien und Dienstleistungen, einschließlich der von IGEPA gegebenenfalls festgelegten Regeln, befolgen.

Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Der Lieferant muss insbesondere: 

• Alle geltenden und anwendbaren Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitsbestimmungen befolgen und für ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld für MitarbeiterInnen und BesucherInnen sorgen. Alle vom Lieferanten bereitgestellten Unterkünfte müssen sicher, komfortabel und hygienisch sein.

• Soll eine zuständige Person für die Verantwortung von Arbeitsschutz innerhalb der Organisation benennen.

• Muss erforderliche Maßnahmen – einschließlich geeigneter Kontrollen, Arbeitsverfahren, Inspektionen am Arbeitsplatz, Notfallplänen und Bereitstellung von Sicherheitsausrüstung – ergreifen, um Gefahren und Unfälle am Arbeitsplatz zu vermeiden.

• Muss Arbeitsschutzeffizienz und -gefahren überwachen und protokollieren sowie alle Arbeitsschutzvorfälle melden und untersuchen.

• Muss sicherstellen, dass das Personal eine angemessene Schulung zum Arbeitsschutz erhalten hat, sich bemühen, das Bewusstsein seiner MitarbeiterInnen und Subunternehmen für Gesundheits- und Sicherheitsfragen zu stärken, und die Sicherheitskultur durch transparente Kommunikation gewährleisten.

Menschen- und Arbeitsrechte

Der Lieferant muss insbesondere: 

• Die international anerkannten Menschenrechte respektieren und seine unternehmerischen Sorgfaltspflichten im Bereich der Menschenrechte wahrnehmen, nachteilige Auswirkungen vermeiden und gegebenenfalls abstellen. 

• Muss allen MitarbeiterInnen gleiche Chancen bieten und niemanden aufgrund seiner/ihrer ethnischen Zugehörigkeit, seines/ihres Geschlechts, seiner/ihrer Behinderung, seiner/ihrer sexuellen Orientierung, seiner/ihrer religiösen oder politischen Überzeugung oder anderer solcher Merkmale diskriminieren.Das gilt sowohl für das Miteinander im Unternehmen als auch im Umgang mit Geschäftspartnern. IGEPA erwartet von dem Lieferanten, dass Chancengleichheit gefördert und Ungleichbehandlung bei der Einstellung, Beförderung oder Gewährung von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen unterbunden werden. Ein Ungleichbehandlung umfasst insbesondere die Zahlung ungleichen Entgelts für gleichwertige Arbeit.

• Darf keine physischen, psychischen, verbalen oder sexuellen Belästigungen oder Misshandlungen gegenüber MitarbeiterInnen dulden.

• Der Lieferant achtet das Verbot der Kinderarbeit, insbesondere das Verbot der Beschäftigung eines Kindes unter dem Alter, mit dem nach dem Recht des Beschäftigungsortes die Schulpflicht endet, wobei das Beschäftigungsalter 15 Jahren (gemäß dem IAO-Übereinkommen 138 über Kinderarbeit) nicht unterschreiten darf. 

• Muss sicherstellen, dass die Beschäftigung junger Menschen über dem Mindestalter, aber unter 18 Jahren, deren Ausbildung, Gesundheit, Sicherheit oder Moral nicht gefährdet.

• Der Lieferant achtet das Verbot der Beschäftigung von Personen in Zwangsarbeit, aller Formen von Sklaverei, sklavenähnlichen Praktiken, Leibeigenschaft oder Unterdrückung im Umfeld der Arbeitsstätte, einschließlich des Zurückhaltens von Pässen oder anderen Dokumenten von MitarbeiterInnen. 

• Muss ethisch einwandfreie Bewerbungsverfahren befolgen und sicherstellen, dass jede Personalagentur, die im Auftrag des Lieferanten arbeitet, dasselbe tut. Die MitarbeiterInnen müssen schriftliche Arbeitsverträge haben und es dürfen keine Einstellungsgebühren erhoben werden.

• Muss das Recht der MitarbeiterInnen respektieren, sich zu organisieren, eine Gewerkschaft zu gründen und dieser beizutreten (oder nicht beizutreten) und gemeinsam Tarifverhandlungen zu führen. 

• Muss den MitarbeiterInnen mindestens den gesetzlichen Mindestlohn bezahlen und das Recht auf eine angemessene Vergütung anerkennen. Überstunden müssen mit einem Prämiensatz oder gemäß der nationalen Gesetzgebung ausgeglichen werden. Löhne und Überstunden müssen regelmäßig und direkt an den/die MitarbeiterInnen vergütet werden.

• Muss angemessene Arbeitszeiten vorschreiben, die den geltenden Gesetzen und Tarifverträgen entsprechen. Überstunden müssen freiwillig sein, es sei denn, Ausnahmen sind in Tarifverträgen oder ähnlichen Verträgen zulässig.

• Muss allen MitarbeiterInnen in jedem Zeitraum von sieben Tagen mindestens 24 aufeinander folgende Stunden Ruhezeit zur Verfügung stellen.

• Muss den MitarbeiterInnen ermöglichen, ihren Arbeitsplatz und alle vom Lieferanten bereitgestellten Wohnungen frei zu betreten und zu verlassen.

• Der Lieferant achtet das Verbot der widerrechtlichen Zwangsräumung und das Verbot des widerrechtlichen Entzugs von Land, Wäldern und Gewässern bei dem Erwerb, der Bebauung oder anderweitiger Nutzung von Land, Wäldern und Gewässern, deren Nutzung die Lebensgrundlage einer Person sichert.

• Der Lieferant achtet das Verbot der Beauftragung privater oder öffentlicher Sicherheitskräfte, wenn aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle bei dem Einsatz des Sicherheitsunternehmens das Verbot von Folter missachtet, Leib oder Leben verletzt werden oder die Vereinigungs- und Koalitionsfreiheit beeinträchtigt werden.

Die Umwelt schützen

Der Lieferant muss insbesondere: 

• Die jeweils anwendbaren Umweltschutzgesetze und Umweltverordnungen einhalten. Der Lieferant stellt sicher, dass alle erforderlichen Umweltgenehmigungen vorliegen und auf aktuellem Stand gehalten und in seinem Unternehmen befolgt werden.

• Der Lieferant wird Ressourcen effizient verwenden und für eine angemessene Betriebskontrolle sorgen, um nachteilige Umweltauswirkungen zu minimieren. Je nach Branche müssen regelmäßige Betriebskontrollen im Hinblick auf Emissionen und Energieverbrauch, Wassernutzung und Abwasser, Rohstoffe, Umweltverschmutzung und die Lagerung sowie Handhabung von Chemikalien, gefährlichen Materialien und Abfällen erfolgen.

• Muss die Treibhausgasemissionen aus dem Betrieb aktiv überwachen, einer möglichen Meldepflicht nachkommen und sich um ihre Reduzierung bemühen.

• Muss sich um die Förderung und Verbesserung der Kreislaufwirtschaft in den Geschäftsmodellen, im Produktdesign und im Betrieb bemühen.

• Muss die Auswirkungen seines Geschäfts auf die biologische Vielfalt identifizieren, und gegebenenfalls handeln, um die biologische Vielfalt zu schützen.

• Muss proaktiv Umweltereignisse verhindern und sicherstellen, dass mit geeigneten vorbeugenden und korrigierenden Maßnahmen angemessen auf solche Ereignisse reagiert werden kann.

• Muss Umweltverstöße und Beschwerden systematisch behandeln und den betroffenen Parteien mitteilen, einschließlich IGEPA, falls sie hiervon betroffen sein können.

• Muss auf Anfrage von IGEPA  - in angemessenen Umfang - Umweltleistungsdaten als Eingabe für Umweltbewertungen, Produktlebenszyklus-Bewertungen und / oder Produktdeklarationen und -etiketten angeben.

Auditierung und vertragliche Absicherung

Der Lieferant wird IGEPA oder einem von IGEPA autorisierten Dritten gestatten, die Einhaltung der Anforderungen dieses SCoC durch Dialog, Offenlegung von Informationen oder – falls dies von IGEPA als notwendig erachtet wird – durch eine Betriebsbegehung zu überprüfen. Eine solche Prüfung wird das Interesse des Lieferanten an ungestörten Vorgängen berücksichtigen und im Einklang mit den gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen des Lieferanten erfolgen.

Wenn IGEPA feststellt, dass der Lieferant diese SCoC nicht einhält, gibt IGEPA an, welche Probleme behoben oder verbessert werden müssen. Der Lieferant muss dann unverzüglich Korrekturmaßnahmen ergreifen und angemessene Nachweise für die jeweiligen Problembehebungen und/oder Verbesserungen erbringen. IGEPA behält sich das Recht vor, ausstehende Bestellungen zu stornieren, zukünftige Bestellungen auszusetzen und / oder die Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten aufzukündigen, falls ein Verstoß gegen diese SCoC von IGEPA festgestellt wird oder der Lieferant sich weigert oder nicht in der Lage ist, von IGEPA geforderte Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Dies gilt ungeachtet von Vereinbarungen zwischen IGEPA und dem Lieferanten, zu dem dieser SCoC als integraler Bestandteil gehört, festgelegten ordentlichen und außerordentlichen Kündigungsregeln.